Informatievoorziening en informatiemanagement
Een goede informatievoorziening is cruciaal voor het functioneren van een gemeentelijke organisatie. We zitten nu in een beweging waarin digitalisering van gegevens en technologie gebruikt wordt bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. In de doorontwikkeling van het sociaal domein en gebiedsgericht werken, is het verbeteren van de informatievoorziening tussen alle belanghebbenden dan ook één van de belangrijkste voorwaarden om succesvol te worden. Het beschikbaar hebben van een landelijk goed werkende informatievoorziening tussen de verschillende partners is een van de basisvoorwaarden voor de invoering van de Omgevingswet. Vandaar dat de inwerkingtreding van de wet uitgesteld is naar 2022. Ook Meierijstad zal in 2021 haar informatievoorziening op dit gebied vernieuwen.
Een klantgerichte digitale dienstverlening vraagt een continue evaluatie en bijstelling van de gebruikte hulpmiddelen en kanalen. Het gebruik van spraak zal in 2021 onderzocht worden. De vernieuwing van de voorkant; de website met formulieren, mogelijkheid om gegevens te wijzigen en de voortgang te volgen wordt in 2021 aangepakt. Digitale toegankelijkheid is daarbij belangrijk. Want iedereen moet mee kunnen doen!
De Wet Open Overheid (WOO) gaat 2021 in en geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie. Het doel is dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
De Wet Digitale Overheid (WDO), gaat 2021 in en regelt het veilig en betrouwbaar kunnen inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid. Burgers krijgen een elektronische identificatiemiddelen (eID) met een hogere mate van betrouwbaarheid dan DigiD. Deze identificatiemiddelen geven publieke dienstverleners meer zekerheid over iemands identiteit. De wet stelt daarnaast open standaarden verplicht. Met deze wet implementeert Nederland de EU richtlijn over toegankelijkheid van overheidswebsites en apps. De wettelijke verplichting ‘digitale toegankelijkheid overheid’ is per 23 september 2020 ingegaan. Dit betekent dat alle websites van alle (semi) overheidsinstanties de toegankelijkheidsnormen vanaf die datum moeten toepassen.
Gemeenten beschikken over een schat aan gegevens. Deze interne gegevens kunnen, samen met externe gegevens, gebruikt worden om de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering te optimaliseren. Ook de VNG zet hoog in op het data gedreven werken. In 2021 gaat Meierijstad verder op de ingeslagen weg om haar gegevens slimmer en efficiënter te gebruiken op een samenhangende manier. Het data gedreven werken vraagt in de toekomst om investeringen in een datawarehouse en in 21st-eeuw kennis en vaardigheden van medewerkers zoals informatievaardigheden, digitale vaardigheden en digitale weerbaarheid.
Om het kunnen beschikken over juist gegevens is het van belang dat de archieven op orde zijn.
Om te voldoen aan de eisen uit de archiefwet voor de overdracht van dossiers naar het BHIC is extra capaciteit nodig voor een periode van 3 jaar (2020 t/m 2022). We huren hiervoor externe deskundigen in voor 2021 en 2022. We doen dit in goed overleg met de provinciale archiefinspectie met als doel om binnen 3 jaar volledig te voldoen aan de door hen gestelde toezichts-eisen. Door het verwerken van het fysieke archief zal een flinke stap naar een digitaal archief gemaakt worden.
Informatieveiligheid
De gemeente gebruikt veel gevoelige gegevens. Het is van groot belang dat met deze gegevens op de juiste manier wordt omgegaan en dat informatieveiligheid goed geborgd is in de organisatie. Om te voldoen aan de wettelijke eisen en regelgeving en de continuïteit van de dienstverlening te garanderen, moeten er technische, organisatorische en fysieke maatregelen getroffen zijn. Er wordt uitgegaan van een realistische aanpak die aansluit op de dagelijkse werkzaamheden.
Voor 2021 staan de volgende activiteiten op het gebied van informatieveiligheid gepland:
- Verdere implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hierbij wordt aan de hand van de risicoanalyse bepaald welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn en wordt bekeken welke reeds geïmplementeerd zijn, of nog moeten worden geïmplementeerd.
- Optimalisatie van de autorisatie en authenticatieprocessen (Identity en Acces Management project).
- Processen rond detectie en preventie van beveiligingsincidenten opzetten. Hiervoor is de implementatie van Security Information & Event Managementsysteem (SIEM) en Security Operations Center (SOC). een hulpmiddel.
- Bewustwording van informatieveiligheid is een continue proces. In 2021 zal dan ook hier de nodige aandacht aan gegeven worden.
- Uitvoeren van de jaarlijks terugkerende zelfevaluaties via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Via deze verplichte audit wordt over informatieveiligheid in de organisatie verantwoording afgelegd aan het college en de gemeenteraad.
Gegevensbescherming
De gemeente Meierijstad is vanaf 2017 bezig om de aanpassingen als gevolg van de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door te voeren. Gelet op de diversiteit en complexiteit van de taken die de organisatie uitvoert, is de impact van de AVG groot. Voor 2021 zijn, naast de reguliere taken, de belangrijkste opgaven:
- Privacy inpassen als integraal onderdeel van de processen, procedures en activiteiten.
- Bewustwording en kennis over gegevensbescherming bij medewerkers verhogen, zodat men zelf de vertaling van de wetgeving naar de eigen werkzaamheden kan maken.
- Het uitvoeren van Data Privacy Impact Assessments op de bestaande processen.
- Het controleren van de verwerkingsovereenkomsten en het actualiseren van het verwerkingsregister.
- Het participeren in expertgroepen van VNG/IBD bij de ontwikkeling van nieuwe producten en hulpmiddelen voor gegevensbescherming.